Кадровое дело: Вопросы и ответы.
Вступил в силу: 1 сентября 2013 г. Поможет: определить значения для основных показателей по видам экономической деятельности, которые используют территориальные органы ФСС России, чтобы рассчитывать скидки и надбавки к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Период действия значений — 2014 год. Разработкой показателей занимался ФСС России совместно с Минтруда России. Всего в документе выделено 1661 вид деятельности по ОКВЭД, в числе которых есть и животноводство, и добыча газа, и телевидение, и многие другие. В свою очередь все виды экономической деятельности распределяются по трем показателям со своими цифровыми значениями:
количество дней временной нетрудоспособности по виду экономической деятельности на один несчастный случай, признанный страховым, исключая случаи со смертельным исходом. Значения показателей формируются благодаря анализу данных фонда за предыдущие три года. Так, по показателям можно понять, насколько травмоопасным является вид деятельности и соразмерны ли траты ФСС России на страховые выплаты пострадавшим с отчислениями компаний. 2. Запись об образовании в трудовой книжке нужно делать по-новому Документ: Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Вступил в силу: 1 сентября 2013 г. Поможет: вносить запись об образовании в трудовую книжку по новым правилам. Изменения происходят в связи с тем, что закон ввел новые уровни образования. Так, если в дипломе нового образца будет запись о высшем образовании «бакалавр», то и в графе об образовании в трудовой книжке работника надо писать «высшее бакалавриат», если «специалист», то «высшее - специалитет», если «магистр», то «высшее - магистратура». Если же в старом дипломе написано «высшее профессиональное образование» (ст. 24 Федерального закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1), то ранее рекомендовалось писать в трудовой книжке «высшее профессиональное». В этом случае писать можно просто «высшее» - разъясняют специалисты Роструда. Что касается сотрудников, которые получили высшее образование во время работы, то писать об этом можно после записи о среднем через запятую, как и прежде, зачеркивать ничего не нужно. 3. Уточнен новый перечень профессий, по которым осуществляется профессиональное обучение Вступил В силу: 1 сентября 2013 г. Поможет: выяснить, что утвержден список должностей профессионального обучения. Перечень создан в соответствии с частью 7 статьи 73 Закона об образовании. В него входят рабочие профессии в промышленности, строительной отрасли, на транспорте и сельском хозяйстве, а также должности служащих (агенты, Делопроизводители, кассиры, копировщики, чертежники и т. д.). 4. Обязательно ли оформлять СНИЛС для иностранца, работающего по срочному трудовому договору? Принимаем на работу иностранного гражданина по трудовому договору, заключенному на срок пять месяцев. Должны ли мы подавать в Пенсионный фонд РФ документы на оформление ему карты пенсионного страхования? Нет, не должны, если общий срок заключенных трудовых договоров с иностранным работником в течение календарного года составляет менее шести месяцев (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). Если в течение года с иностранным работником будет заключен еще один трудовой договор, скажем, на три месяца, то общий срок его работы по всем договорам превысит полгода. В этом случае вам придется оформлять для работника-иностранца карту пенсионного страхования и доначислить взносы в ПФР на все выплаты, произведенные ему по первому договору. 5. Можно ли уволить совместителя, имеющего ребенка двух лет? В нашей организации на условиях внешнего совместительства работает женщина, имеющая ребенка двух лет. На должность, которую она сейчас занимает, мы хотим принять работника, для которого эта работа будет основной. Можем ли мы расторгнуть трудовой договор с совместителем, ссылаясь на статью 288 Трудового кодекса? Светлана Лебедева юрист (г. Саратов) Нет, не можете. Закон содержит закрытый перечень оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя с женщиной, которая имеет ребенка в возрасте до трех лет (ч. четвертая ст. 261 ТК РФ). Это допускается только в случаях ликвидации организации либо совершения работницей виновных действий (п. 1, 5-8, 10,11 ч. первой ст. 81, п. 2 ст. 336 ТК РФ). В связи с этим нельзя расторгнуть трудовой договор с женщиной-совместителем, которая имеет ребенка до трех лет, даже если на ее место хотят принять основного работника. 6. Должен ли работодатель выслать почтой документы, которые запросил сотрудник? Работник написал заявление с просьбой выдать ему копии приказов о приеме на работу и о переводе, а сам ушел в отпуск. Можем ли мы их выслать ему по почте? В какие сроки мы должны представить копии документов? Мария Летницкая, Да, можете. Трудовое законодательство не содержит запрета на отправку запрашиваемых документов сотруднику по почте. Если у вас нет возможности передать копии приказов лично в руки работнику, то их следует переслать ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки. Сделать это нужно в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения от работника заявления (ст. 62 ТК РФ). Копии приказов перед отправкой необходимо заверить надлежащим образом (образец на стр. 22). Для этого на них нужно проставить печать, надпись «Верно», указать должностное лицо, личную подпись заверившего, расшифровку и дату. 7. Какова продолжительность рабочего дня на вахте для сотрудников, занятых на вредных работах? Можно ли установить вахтовый режим работы по 12 часов сотрудникам, которые заняты на работах с вредными условиями труда? Ксения Рязанова, начальник департамента персонала (г. Краснодар) Да, можно. При вахтовом методе работы вводится суммированный учет рабочего времени (ч. первая ст. 300 ТК РФ). При этом общая продолжительность рабочего времени за учетный период не может быть выше нормы, определенной для отдельных категорий работников (ч. первая ст. 104 ТК РФ, абз. 2 п. 4.1 Положения о вахтовом методе работ5). Для сотрудников, занятых на вредных, опасных работах, длительность рабочей недели не может превышать 36 часов (абз. 5 ч. первой ст. 92 ТК РФ). В то же время для лиц, занятых на работах вахтовым методом, ежедневная продолжительность трудового дня не должна превышать 12 часов (абз. 3 п. 4.2 Положения о вахтовом методе работ). В вашем случае сотрудник должен работать три дня в неделю, а остальное время отдыхать. Любые переработки вы должны ему компенсировать междувахтовым отдыхом (отгулами) и оплатой в размере не менее дневной тарифной ставки (ч. третья ст. 301 ТК РФ). 8. Нужно ли оплачивать больничный сотрудника, который был уволен по сокращению штата? При увольнении работника в связи с сокращением штата ему было выплачено выходное пособие за первый месяц трудоустройства. Через две недели после этого бывший сотрудник принес листок нетрудоспособности. Должны ли мы его оплатить? Евгения Шипулина, ведущий специалист отдела кадров (Москва) Да, должны. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику в случаях, когда заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня его увольнения (ч. 2 ст. 5 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г. «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Учитывая, что сотрудник был уволен по сокращению штата, за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства на срок до двух месяцев после увольнения (ч. первая ст. 178 ТК РФ). Поскольку закон в таких случаях не содержит каких-либо ограничений, работник имеет право одновременно на получение двух видов выплат. Такой вывод подтверждается судебной практикой. 9. Выплачиваем компенсацию за использование в работе личного имущества с учетом новых ограничений
Трудовой кодекс позволяет использовать личное имущество сотрудника в интересах организации (ст. 188 ТК РФ). В этом случае компания обязана компенсировать ему износ имущества и расходы, связанные с его эксплуатацией. На практике широко применяется компенсация за использование личного автомобиля. В организациях бюджетной сферы суммы таких выплат ограниченны. Для работников других организаций размер компенсации устанавливают соглашением сторон. Разберемся, как оформить такую выплату.
Положение об использовании работниками личных легковых автомобилей для служебных поездок
СоветУстановите локальным актом, что затраты сотрудников на горюче-смазочные материалы компенсируются с учетом норм, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р Для чего нужен документ Необходимо определиться с тем, в каком порядке и в каком размере компания готова выплачивать компенсацию за использование сотрудниками в служебных целях личных автомобилей, владеющих ими на праве собственности или ином законном основании, в том числе по доверенности. Для этого можно оформить соответствующий локальный акт. В какой форме составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Наименование организации, вид документа, дата утверждения, порядок применения работниками личного имущества в интересах организации, размер компенсации за его использование и порядок возмещения эксплуатационных расходов.
Внимание!Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. вторая ст. 22 ТК РФ)
Частая ошибка Некоторые работодатели считают, что раз трудовое законодательство не ограничивает сумму компенсации за использование личного имущества, то ее размер может быть любым. Здесь следует руководствоваться принципом разумности, учитывая первоначальную стоимость имущества и скорость его износа. Должностная инструкция менеджера по продаже товара с доставкой
СоветОзнакомьте работника с должностной инструкцией. Пусть он поставит свою подпись на лицевой стороне последнего листа этого документа. После чего отдайте ему один экземпляр Для чего нужен документ Чтобы выплата компенсации за использование личного имущества в интересах компании считалась обоснованной, в должностной инструкции специалиста должны быть закреплены обязанности, которые предполагают использование такого имущества. В каком виде составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Наименование организации, вид документа, номер и дата составления, дата утверждения, наименование должности в соответствии со штатным расписанием, требования к стажу и образованию, перечень обязанностей сотрудника, визы согласования. Внимание!Компенсация работникам, использующим для служебных поездок личные автомашины, выплачивается при условии, что их труд связан с постоянными разъездами
Частая ошибка Некоторые работодатели составляют одну общую должностную инструкцию для сотрудников, занимающих одноименные должности, но выполняющих разные обязанности. В этом случае должности лучше переименовать и разработать для них разные должностные инструкции. Дополнительное соглашение к трудовому договоруСоветКогда договоренность об использовании в работе личного имущества временная, удобнее оформить ее в виде отдельного соглашения Для чего нужен документ Если стороны трудового договора договариваются использовать в работе личное имущество сотрудника, они должны заключить об этом письменное соглашение (ст. 188 ТК РФ). Этот документ является основанием для назначения сотруднику соответствующей компенсации. В каком виде составляется В произвольной письменной форме. Что должно быть в документе Номер и дата соглашения, срок его действия, вид имущества и его технические характеристики, реквизиты документа о праве собственности (доверенности на право управления автомобилем), условия его обслуживания и др Внимание!Работник может использовать личное имущество с ведома работодателя, когда письменного соглашения между сторонами предварительно достигнуто не было, но работодатель знал, что работник при выполнении трудовой функции поставлен в такие условия, при которых он вынужден использовать свое имущество, и допускал это (ст. 188 ТК РФ)
Частая ошибка Иногда работодатели забывают о том, что к соглашению нужно приложить копии документов, подтверждающих право собственности сотрудника на используемое им имущество. Только в этом случае компенсация не облагается НДФЛ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538–19). Путевой лист легкового автомобиляСоветРеквизит «Код заказчика» путевого листа заполняйте, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков Для чего нужен документ Путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок, количество израсходованных горюче-смазочных материалов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В каком виде составляется По типовой межотраслевой форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 или иному образцу, утвержденному в организации. Что обязательно должно быть в документе Фамилия, имя, отчество водителя, номер путевого листа в хронологическом порядке, отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров, дата и время выезда и заезда автомобиля на место его постоянной стоянки и др. Внимание!В самостоятельно разработанном путевом листе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Только так можно доказать, что автомобиль использовался в производственных целях
Акт об использовании в работе личного имуществаСоветПриложите к акту документы, которые подтвердят сумму эксплуатационных расходов. В противном случае налоговые инспекторы могут исключить компенсацию из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль Для чего нужен документ По истечении каждого календарного месяца в бухгалтерию поступают документы, подтверждающие, что сотрудник использовал имущество в интересах работодателя: например, табель учета рабочего времени, путевые листы, чеки и др. На основании перечисленных документов ежемесячно работник и работодатель составляют акт. Он позволяет обосновать размер компенсации, выплачиваемой сотруднику, за использование личного имущества и подтвердить сумму расходов, связанных с его содержанием. По какой форме составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Наименование организации, вид документа, дата и место составления, расчет количества дней, в течение которых работник использовал личный легковой автомобиль в служебных целях, окончательная сумма компенсации и возмещения расходов. Внимание!Максимальный размер компенсации федеральным госслужащим за использование личного автомобиля в рабочих целях составляет: 2400 рублей в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает двух литров, 3000 рублей в месяц, если объем двигателя свыше указанного объема (постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563)
Положена ли компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях работнику, который управляет им по доверенности: нет, не положена да, положена да, но только в том случае, если автомобиль зарегистрирован на супругу
10. Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки: обосновываем отказ
Законно ли требование Пенсионного фонда РФ представить исключительно подлинник трудовой книжки для назначения пенсии? – Нет, незаконно. Обладает ли юридической силой для подтверждения права на пенсию ксерокопия трудовой книжки? – Нет, не обладает. Примет ли Пенсионный фонд копию трудовой книжки, заверенную нотариусом? – Да, примет.
Сотрудник ООО «Восход» водитель Олег Ф. попросил работодателя выдать ему трудовую книжку на два дня. Он пояснил, что оригинал трудовой книжки требуют специалисты Пенсионного фонда, куда он обратился за назначением пенсии. Мол, им нужно проверить печати и записи в трудовой книжке на предмет исправлений и подчисток, которые могут быть нечитаемыми в копиях. Кадровик Александр Т. наотрез отказался выдать Олегу Ф. подлинник на руки, предложив сделать заверенную работодателем копию трудовой книжки. Он постарался убедить сотрудника в том, что такой копии будет достаточно для оформления пенсии. Законны ли требования специалиста Пенсионного фонда представить оригинал трудовой книжки? Какие пути решения вопроса есть у кадровика в такой ситуации? Насколько рискованно выдавать трудовую книжку на руки работающему сотруднику? Почему кадровик отказал в выдаче трудовой книжки?СоветХотя закон прямо не запрещает выдавать работнику трудовую книжку в период действия трудового договора, все же безопаснее вручить ему не оригинал, а ее копию (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0) Отказывая сотруднику в выдаче оригинала трудовой книжки, кадровик Александр Т. руководствовался строго нормами закона. Трудовая книжка работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора. Закон предусматривает возможность ее выдачи сотруднику на руки только в день увольнения (последний день работы) (ч. пятая ст. 80 , ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)). В других случаях работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил № 225). Таким образом, в период действия трудового договора работодатель вправе отказать Олегу Ф. в выдаче трудовой книжки. Кадровик Александр Т. составил об этом письмо в Пенсионный фонд РФ (образец ниже).
Ответственность работодателяОтветственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек полностью лежит на работодателе (ч. третья ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил № 225). Как правило, соответствующие обязанности возлагаются приказом руководителя организации на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя. Некоторые кадровики идут навстречу сотрудникам и выдают по их просьбе на время оригинал трудовой книжки, ведь прямого запрета об этом в законе нет. Обычно сотрудник просит выдать трудовую книжку всего на пару дней, но на практике она находится у него неделями, месяцами. За это время он может ее испортить (например, бланк может размокнуть от дождя или его разрисует ребенок, погрызет собака и др.) или элементарно потерять. Если трудовая книжка будет безвозвратно утеряна, то выдать ее сотруднику при увольнении работодатель не сможет. А значит, будет обязан возместить ему не полученный им за все время задержки заработок (вынужденный прогул) (ст. 234 ТК РФ, абз. 4 п. 35 Правил № 225, решение Верховного Суда РФ от 25 января 2012 г. № ГКПИ11-2044). Если работодатель не возвратит сотруднику трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности помимо материальной. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечен и кадровик. Штраф в этом случае – от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Это правило применяется даже в том случае, если подлинник трудовой книжки был передан работнику под роспись (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0). Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки только в нескольких случаях (схема ниже).
СоветЗакрепите порядок предоставления копий документов сотрудникам в Инструкции по делопроизводству или Правилах внутреннего трудового распорядка отдельной главой или утвердите Положение о выдаче документов работникам Кроме того, работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, даже если ее утратил сам работник (п. 31–33 Правил № 225). Эта процедура длительная и хлопотная: от сотрудника потребуются все документы, подтверждающие периоды работы и должности в предыдущих компаниях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать помощь работнику в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Понятно, что кадровик ООО «Восход» не захотел подвергать компанию и себя таким рискам. Законны ли требования чиновников?Сотрудник Пенсионного фонда РФ попросил Олега Ф. представить именно оригинал трудовой книжки. Это объясняется тем, что она является основным документом для подтверждения трудового стажа сотрудника, включаемого в страховой стаж для назначения трудовой пенсии (ч. первая ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).
Специалисты Пенсионного фонда для оформления трудовой пенсии имеют право запрашивать у граждан документы, перечисленные в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27 февраля 2002 г. № 16/19па (далее – Перечень). Пунктом 13 Перечня регламентируется, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим страховой стаж. Пенсионный фонд зачтет период трудовой деятельности на основании (раздел II Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91): – оригиналов трудовых договоров; – справок, выданных работодателями или государственными (муниципальными) органами; – выписок из приказов, лицевых счетов; – расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты; – авторского, лицензионного договоров; – документов, подтверждающих уплату платежей на социальное страхование; – иных документов о периоде трудовой деятельности (например, на основании военных билетов). Следовательно, требование сотрудника Пенсионного фонда представить исключительно подлинник трудовой книжки незаконно. Два варианта решения вопросаНеужели для того, чтобы оформить пенсию, Олегу Ф. придется увольняться? Нет, никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 ТК РФ). Внимание!За свидетельствование верности копии трудовой книжки придется заплатить нотариальный тариф (п. 9 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ 11 февраля 1993 г. № 4462-1) На практике кадровики идут вместе с работником (так как они несут ответственность за сохранность трудовой книжки) к нотариусу для изготовления нотариально заверенной копии трудовой книжки. Либо также вместе с работником отвозят оригинал трудовой книжки и ее незаверенную копию в территориальное отделение Пенсионного фонда. В таком случае специалисты госучреждения должны сличить записи в копии с оригиналом, заверить копию печатью Пенсионного фонда, а подлинник вернуть (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб , письмо Пенсионного фонда РФ от 29 декабря 2005 г. № 25-19/14554). В законе такие обязанности работодателя не прописаны, поэтому вопрос с Пенсионным фондом решается путем переговоров. Если специалист Пенсионного фонда откажется принять у Олега Ф. заверенную работодателем копию трудовой книжки, он может обжаловать такой отказ в административном или судебном порядке. Запомните главноеОтмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Айшат ЗАЙНАЛБИЕВА, ведущий специалист по работе с персоналом ОАО «Даггаз» (г. Махачкала): – Трудовую книжку нельзя выдавать сотруднику на руки. В такой просьбе ему нужно твердо и вежливо отказать. Ведь если работник, которому была выдана трудовая книжка, ее потеряет, ответственность за утрату ляжет на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя.
Марина АБРАМОВА, исполнительный директор правового бюро «Олевинский, Буюкян и партнеры» (Москва): – У сотрудников Пенсионного фонда РФ нет законных оснований требовать только подлинник трудовой книжки. Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные нотариусом или специалистами Пенсионного фонда РФ. Использованы материалы: Кадоровое дело, №10, http://e.kdelo.ru |
|
